Hier j’étais chez un client avec qui je travaille à implanter une culture Lean, une culture d’amélioration continue.  Quel beau défi pour eux.  Beau, mais pas toujours facile.

Un changement de culture ne se fait pas en criant ciseau.  On dit que changer une culture d’entreprise peut prendre plusieurs années.  C’est comme si demain matin, je décidais que je voulais être une athlète olympique et participer aux prochains jeux.  Je n’atteindrai pas ce niveau d’excellence en 2 mois d’entraînement, c’est certain !  Et il me faudrait un coach, ça aussi c’est certain, je n’y arriverais pas toute seule, même si je pense que je pourrais m’entrainer toute seule, je n’atteindrais pas le niveau que je pourrais atteindre si j’avais un coach qui me guide, me corrige, et m’encourage!

Donc hier j’étais chez mon client, qui est une entreprise de services et qui est en passant, un des plus gros et des meilleurs de son industrie.  C’est bien de voir que même si tu es déjà bon dans ce que tu fais, tu cherches encore à vouloir t’améliorer, à aller plus loin, à devancer encore plus la compétition.   Car si tu ne le fais pas, tes concurrents vont finir par le faire et éventuellement te dépasser.

Mais ce n’est pas facile de garder le cap, ce serait bien plus facile de revenir comme avant.  Les défis à surmonter sont nombreux.

Je vois tellement de beaux changements déjà.  Par exemple, les employés sont plus motivés.  Pourquoi ?  Parce que personne n’aime travailler avec des problèmes, des difficultés, des choses compliquées, le désordre, la désorganisation, et surtout, de toujours avoir à éteindre des feux !  Jouer au pompier c’est essoufflant à la longue.  Qu’est-ce qui arrive quand tout est toujours urgent ?  Et bien les gens ne voient plus ces urgences comme une vraie urgence, et ils ralentissent, deviennent désabusés.  Alors quand vient le temps d’une vraie urgence, elle n’est pas traitée comme elle devrait, créant de la frustration pour l’équipe de gestion et pour les employés !

Pour réduire les urgences, hier on a travaillé à améliorer un processus, de la livraison à la facturation.  Les objectifs sont de réduire le temps entre la livraison et la facturation et de réduire le nombre de factures non payées de plus de 60 jours et de 90 jours.  On a fait la cartographie du processus actuel et du processus futur.  On a analysé et revu les délais et les rôles et responsabilités.  Finalement, on s’est donné 4 indicateurs clés pour mesurer notre progrès.  C’est critique, si on ne se mesure pas on ne s’améliore pas!  Si je veux être une athlète olympique, je vais devoir me mesurer.  Je vais aussi devoir me donner une cible à atteindre, courir le 100 mètres en x secondes.  Chaque jour, je vais me chronométrer et me comparer à mon objectif, jusqu’à ce que j’y arrive!

Ne pensez pas pouvoir améliorer un processus critique et important pour votre entreprise, sans vous mesurer et sans avoir un objectif.  Vous y arriverez peut-être, mais ce sera avec un peu de chance, et se sera certainement plus long.

Donc on va mesurer le nombre de dossiers non payés de plus de 60 jours.  Notre objectif est d’avoir 10 dossiers.  Aujourd’hui ils sont à plus de 30, donc on vise à réduire de moitié, ce qui est déjà très bien.  Quand ils seront à 10 depuis un certain temps, on baissera encore l’objectif, à 5 !  C’est de l’amélioration continue après tout.  Pour les factures non payées de plus de 90 jours, l’objectif est de 0, et ils sont à plus de 40 actuellement.

Pour les 2 autres indicateurs de mesure, on va mesurer le délai d’une étape critique dans le processus, l’objectif est qu’elle soit de moins de 24 heures.  Aujourd’hui ce délai peut aller jusqu’à 7 jours.

Un plan d’action pour y arriver a aussi été établi, et je vais suivre tout ça de près avec eux.  Le bénéfice sera de réduire les délais de facturation et d’améliorer le cash-flow, qui est critique pour une PME.

Je termine cette petite histoire en disant qu’il faut beaucoup de rigueur et de volonté pour y arriver, on ne va pas changer ce processus et ultimement la culture de cette entreprise sans effort.  Et je suis là pour les aider et les encourager.  Ce serait tellement plus facile de revenir comme avant, comme ce serait plus facile de retourner m’assoir dans mon fauteuil au lieu de m’entrainer pour les olympiques…

Si vous avez envie de dépassez vos concurrents et que vous avec besoin d’un coach, contactez-nous!