Est-ce que vos employés vivent les émotions suivantes; frustration, désengagement, sarcasme, sentiment de faire les choses pour rien, pas le goût de se dépasser, exécutent sans poser de question, « je m’en foutisme »?
Avez-vous pensé que ces émotions viennent du fait que vos processus sont déficients et non optimums. Posez-vous honnêtement la question. Si tout roulait comme sur des roulettes dans votre entreprise, est-ce que ces émotions seraient toujours aussi présentes ?
Alors, quoi faire ? Il a de bonnes chances qu’un des problèmes majeurs soit que vos processus ne vont pas bien, ne sont pas clairs, efficaces et optimisés.
Donc on ne sait pas trop qui fait quoi, les étapes sont multipliées, il y a des attentes et des pertes de temps, de la non-qualité et il faut refaire le travail, etc.
C’est pourquoi il est important d’optimiser ses processus. En plus du fait que vous vous démarquerez de la compétition et que vous augmenterez sûrement vos profits, la qualité de vie et l’ambiance de travail vont clairement s’améliorer et les émotions mentionnées plus haut vont diminuer et même disparaître.
J’ai optimisé un processus de planification dernièrement. Pourquoi l’entreprise a fait cette démarche ? Pour régler plusieurs problèmes. Il y avait des délais, des livraisons en retard, du stress chez les employés et l’équipe de gestion et beaucoup de frustration de la part de tous. Plusieurs employés étaient désabusés, négatifs et il y avait constamment des commentaires négatifs. Sans compter les clients insatisfaits.
La première étape pour optimiser un processus est de comprendre d’où on part, donc comprendre le processus actuel, qui fait quoi, les étapes, les délais, les décisions à prendre dans le processus, les outils (formulaires, documents, logiciels utilisés, etc.), les déplacements et les accumulations de produits ou documents (stock). L’outil qui peut vous aider est une cartographie de votre processus, c’est-à-dire de mettre sur papier toutes les étapes de votre processus.
En faisant l’exercice, ils se sont rendu compte des étapes non efficaces et inutiles, que certaines tâches n’étaient pas faites par les bonnes personnes, que certains délais étaient longs.
Nous avons donc établi le processus futur, leur idéal, sans se limiter en pensant aux actions à faire pour y arriver. Nous avons aussi revu les rôles et responsabilités. Nous avons établi un plan d’action, avec des responsables et des dates et des indicateurs de mesure pour s’assurer de l’évolution et de l’amélioration. Reste maintenant le suivi des actions pour y arriver. Les émotions de l’équipe vont déjà beaucoup mieux ! Juste de débuter la démarche d’amélioration a fait en sorte que les employés sont plus engagés. Tout ne roule pas encore sur des roulettes, mais c’est un excellent pas dans la bonne direction.
À bientôt, Liza.