Standardiser, est-ce avantageux?

Dans un département, plusieurs employés ont le même poste.  Ils travaillent chaque jour à effectuer des tâches.  Chacun fait son travail à sa façon, selon son expérience.  Plusieurs produits sont à la disponibilité des employés pour faire leur travail et chaque employé utilise les produits qu’ils préfèrent puisqu’avec le temps, ils ont demandé tel ou tel produit et on leur a commandé.

Le produit est ensuite transféré à une autre équipe qui poursuit le travail.

La deuxième équipe reçoit donc des produits différents complétés à différents niveaux, car chaque personne de la première équipe effectue les tâches selon un niveau d’avancement différent.  Ceci crée des frustrations à la 2e équipe qui doit parfois reprendre et effectuer le travail de la 1re équipe.  La 1re équipe dit que ce n’est pas à elle de faire certaines tâches, et pense que la 2e équipe ne fait que se plaindre inutilement.

Il y a des conflits.  Certains employés ne veulent plus travailler avec un ou avec l’autre.  Les frustrations augmentent et se répètent.  De plus, le temps pour effectuer les tâches n’est pas le même selon qui les accomplit.  Il devient difficile de planifier le travail, car ça ne prend jamais le même temps pour le faire.

Est-ce que cette situation ressemble à ce que vous vivez?

Dans vos départements, comment est fait le travail?  Est-ce qu’il est fait différemment selon qui le fait?

Malheureusement, la plupart du temps, la réponse est oui.

Comment régler ce type de problème : en standardisant le travail.  La standardisation est un des principes de base dans l’approche Lean 6 Sigma.

Établissez vos standards

Afin de bien gérer le changement, impliquez vos équipes et prenez le temps d’établir avec eux les meilleures étapes de votre processus.  Comme chacun y va de son expérience, utilisez-la afin qu’ils déterminent en équipe quelle sera la meilleure façon de faire.  Établissez un consensus.

Documentez chaque étape, clarifiez les rôles et responsabilités, déterminez qui fera quelle étape.  Clarifiez les attentes et profitez-en pour éliminer les gaspillages comme les attentes, les erreurs et les déplacements.

Standardiser le travail vous permettra également de stabiliser votre processus.  En organisant les tâches toujours de la même façon, vos processus seront stables et vous obtiendrez une meilleure constance des opérations au quotidien. Vous saurez le temps standard que prend chaque tâche, ce qui vous permettra d’évaluer la capacité réelle de vos opérations.

Avec vos temps standards, il vous sera facile de faire la planification du travail et de valider le nombre d’employés requis pour la production.

La méthode standard que vous aurez développée et écrite, vous pourrez l’utiliser pour former les nouveaux employés et faire en sorte qu’ils soient fonctionnels plus rapidement.  Ces standards serviront aussi lors des vacances et des absences pour guider et former les remplaçants.  Donc quand quelqu’un s’absentera, les activités et les résultats seront les mêmes.

De plus, avec ces temps standardisés, vous pourrez établir vos coûts de fabrication standards et vérifier si vos prix de vente sont bons.

Donc est-ce que standardiser est avantageux ?  Oui!

Si vous avez besoin d’aide lors de votre standardisation, contactez-nous.

Bonne transformation!

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