Optimisation du processus de facturation

Context

L’entreprise que nous avons aidée a un délai de facturation qui s’allonge depuis que les activités augmentent.  Entre la livraison du produit et la facturation, il peut y avoir de 3 à 4 mois, selon les périodes.  Plus c’est occupé, plus on tend vers les 4 mois pour facturer.  Il est de plus en plus difficile de gérer les liquidités et il faut commencer à choisir quels fournisseurs payer en premier.  Les délais des comptes non payés en plus de 60 et 90 jours augmentent, car c’est la même personne qui fait la facturation et le suivi des comptes non payés.  Comme la priorité est la facturation, le recouvrement est mis de côté.  Du temps supplémentaire est requis pour avancer le plus possible la facturation.  La pression et le stress augmentent, pour l’employé et l’entreprise.

The mandate

Revoir le processus de facturation et réduire les délais.

Nous avons d’abord fait une cartographie du processus actuel de la facturation, de la livraison du produit jusqu’à la facturation. Cette cartographie a permis de voir :

  • les étapes réalisées pour faire une facture
  • les personnes impliquées
  • les dédoublements de tâches
  • les tâches à non-valeur ajoutée qui pouvaient être éliminées, comme des doubles ou triples vérifications.
  • Les tâches qui pouvaient être automatisées à l’aide des différents outils informatiques de l’entreprise, comme l’envoi de courriels automatiques, au lieu d’avoir à les recréer à chaque fois et à réécrire relativement les mêmes choses.

Nous avons donc refait le processus.  En questionnant chaque étape afin de s’assurer de sa valeur.  Le nouveau processus est beaucoup plus simple (moins d’étapes) et prend moins de temps.  Nous avons établi des indicateurs de mesure pour voir l’amélioration.  Le suivi des indicateurs de mesure est fait assidument chaque mois.

REsults

  • Réduction du délai de facturation de 4 mois à 2 semaines après la livraison d’un produit!
  • Il n’y a plus de problème de liquidité.
  • Le processus est simple.
  • Augmentation de la motivation et de la mobilisation de l’employé.
  • Amélioration de la communication et de la rigueur.
  • Réduction du stress et de la pression.
  • Réduction significative des comptes non payés dans les 60 et 90 jours.
  • Élimination du temps supplémentaire pour faire la facturation.
C'est simple, commençons.

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