Je travaille présentement chez deux clients différents à optimiser un processus de prise de commandes et un processus de facturation.

L’outil idéal pour optimiser un processus est une cartographie.  C’est-à-dire mettre sur papier toutes les étapes du processus selon les personnes responsables, de noter les délais, les décisions et les documents ou systèmes impliqués.

Ça peut sembler compliqué, mais ça ne l’est pas du tout.  Il suffit de passer à travers chaque étape du processus et de documenter le tout.

C’est toujours magique de faire ce genre d’exercice.  On a toujours de belles surprises.  On se rend compte rapidement des opportunités d’améliorations possibles.

Aujourd’hui par exemple, dans le processus de facturation, nous nous sommes rendu compte que pour chaque dossier, plusieurs factures sont émises, pour plusieurs bonnes et mauvaises raisons.  Comme la fameuse raison, « on a toujours fait ça comme ça ». 

J’aime bien faire cheminer les équipes pour qu’ils puissent voir les opportunités d’amélioration et de simplification de leur processus.  Les gens ne voient pas nécessairement ces opportunités. Quand on a le nez collé sur l’arbre, on ne voit pas la forêt.  D’où l’intérêt d’aller chercher l’aide d’un consultant externe, qui lui voit la forêt. 

Bien sûr c’est important de faire la cartographie du processus avec les gens qui font le processus et le vivent au quotidien.  Sinon, vous n’aurez pas la réalité, mais des perceptions de ce qui se passe vraiment.  Et vous ne règlerez pas les vrais problèmes.

Donc une fois la cartographie du processus actuel faite, on voit les opportunités ou il faut savoir les faire ressortir, mais habituellement, c’est clair et ça vous saute aux yeux comme les factures multiples pour un même dossier.

On fait donc ensuite la cartographie du nouveau processus, en éliminant les tâches à non-valeur ajoutée, en réattribuant les tâches à d’autres employés, en revoyant les formulaires ou en automatisant des tâches avec des logiciels, etc.  Comme faire une seule facture qui inclut tous les montants sur un document, au lieu d’en faire plusieurs.

Il est aussi important une fois le nouveau processus établi d’établir un plan d’action pour y arriver, avec des responsables et des dates de réalisation pour chaque action.

Le suivi et la formation des gens impliqués sur le nouveau processus sont très importants pour vous assurer de sa bonne réalisation et de son suivi.  Car si vous ne faites pas de suivi, le changement risque de tomber à l’eau et les gens retourneront dans leurs vieilles habitudes.

Donc voilà, vous avez la recette pour améliorer un processus.  Alors, allez-y !  Si toutefois vous avez besoin d’aide, contactez-nous.