Chez les PME il arrive souvent que les organigrammes ne soient pas clairs et bien définis, et ça, c’est déjà s’ils existent! S’il arrive que les rôles et les responsabilités de chacun soient un peu flous, et bien les résultats pourraient aussi être flous !

Mais pourquoi est-ce qu’un organigramme est important? Et ce même si tout le monde sait à peu près qui fait quoi.

Un organigramme permet d’établir des rôles clairs et d’identifier des responsabilités de chacun. Si les rôles dans votre organisation ne sont pas définis, qui est donc responsable de quoi? À qui se rapportent les gens? Qui vont-ils voir en cas de problèmes ou de questions? Et ceci est valable autant pour vos employés que pour les gens externes à votre entreprise. Qui les évaluera et leur donnera du feedback? Qui s’occupe de quel processus ou de quel aspect de votre entreprise?

Encore plus compliqué si vous avez une structure qui fait en sorte qu’une personne se rapporte à trois personnes! Donc tout le monde s’occupe de tout! C’est un peu cacophonique vous ne trouvez pas?

Quand tout le monde s’occupe de tout ou de rien, il peut arriver que vous pensiez que c’est la responsabilité des autres et que certaines choses tombent entre les craques.

Une fois votre organigramme en place, assurez-vous de donner la responsabilité de son suivi à quelqu’un. Habituellement ce sont les ressources humaines qui ont cette responsabilité. Mettez-le à jour dès que vous avez des changements de personnel. Partagez-le avec vos employés afin qu’ils comprennent bien la structure de votre entreprise. Donnez-le et expliquez-le lors de l’accueil d’un nouvel employé.

Révisez-le de façon stratégique régulièrement, par exemple une fois par année. Demandez-vous si la structure est encore correcte ou si vous devez apporter des changements.

Avec un organigramme, vos gens comprendront et auront les informations nécessaires pour savoir en quoi leur travail est important pour l’entreprise. Vos employés trouveront ainsi un sens à leurs actions au sein de votre compagnie et par rapport aux autres employés.

C’est également un support et un prérequis fondamental pour la bonne gestion des ressources humaines.

Un organigramme permet aussi de planifier les remplacements en comprenant le rôle de chacun. Et il permet aussi d’améliorer la communication dans votre entreprise.

Ne vous détrompez pas en vous disant que vous n’avez pas besoin d’un organigramme et que tout le monde sait qui fait quoi et ce qu’il a à faire! Le manque de formalisation dans une organisation ne doit pas être perçu comme une source de flexibilité!

De plus, des rôles flous et des responsabilités mal définies sont autant de facteurs qui n’incitent guère à l’engagement et qui augmenteront le taux de roulement dans votre entreprise.

Finalement, avoir un organigramme clair vous servira de base pour ensuite poursuivre votre planification stratégique.

Si vous avez besoin d’aide pour bien définir votre organigramme, contactez-vous! Bon succès!