L’arbre ou la forêt

Que voyez-vous?  Êtes-vous collé sur l’arbre, ou est-ce que vous voyez la forêt ?  Je suis persuadée que vous êtes collés sur l’arbre et que vous ne voyez pas la forêt qui se trouve devant vous.  En tout cas, c’est ce qui arrive à tous les dirigeants d’entreprises avec qui je travaille.  Ils sont tous collés sur l’arbre.

Je veux vous parler d’un d’entre eux.  Je les vois grandir, évoluer dans leur rôle et c’est super.  Toutefois, cette croissance amène un lot de problèmes et d’urgences à régler.  Comme tout va très vite, ils mettent en place des solutions « plasters » ici et là pour rapidement régler les problèmes.  Avec le temps, ces « plasters »  se décollent et une autre solution à court terme est mise en place et ce cycle continue, encore et encore.

Est-ce que ça vous dit quelque chose?  Avec le temps, vous avez pris des décisions pour les bonnes raisons au moment de les prendre.  Vous avec mis en place des choses.   Vous êtes dans votre quotidien, avec vos problèmes.  Ils deviennent familiers, se transforment en habitude au fil du temps et deviennent normaux.  Et vous ne les voyez plus, quel malheur!

Que se passe-t-il vraiment?  Je fais du coaching de gestion avec eux.  Ils me mentionnent depuis plusieurs semaines qu’il y a de plus en plus de problèmes.  Tout est toujours urgent.  Il manque de personnel.  Certains employés quittent l’entreprise, et plusieurs employés tombent en arrêt de travail.  C’est la crise.  Quoi faire ?  Ils me disent qu’il faut engager plus de gens.  Pour gérer tous les problèmes.   Ils me demandent ce que j’en pense.

Je propose de faire un diagnostic des départements en crise.  Pour bien comprendre les problèmes et surtout les causes de ces problèmes. Le but est d’identifier ces causes et de proposer des solutions, les bonnes.  Pour ce faire, il faut se reculer un peu de l’arbre et prendre le temps de voir la forêt.

Je commence donc le diagnostic.  Dans la philosophie Lean, il y a ce qu’on appelle les gaspillages ou la non-valeur ajoutée.  Ce sont toutes les tâches que nous faisons au quotidien, mais pour lesquelles nos clients ne nous paient pas, par exemple se déplacer, attendre ou faire des choses non nécessaires.

Dans un des départements, il y a quatre secteurs.  Dès la première heure d’observation, je vois déjà la forêt, qu’eux ne voient pas encore.  Les employés se déplacent, encore et encore!  Une fois c’est pour aller chercher une chose dans l’autre section, ensuite pour aller chercher un document.  Plus tard, la même personne va aller chercher une autre chose dans l’autre section, ensuite un équipement…  Dans une journée, je compte plus de mille déplacements, juste pour une personne!   Je fais le compte pour toute l’équipe.  Misère, les chiffres sont énormes!

Il y a aussi la transcription de l’information.  Dans un document, et un autre, et un autre et aussi dans un fichier Excel.  Même chose pour une autre tâche, il y a plus de 5 retranscriptions et ça se répète avec plusieurs autres tâches.

Je m’assois donc avec la haute direction et je leur montre les observations et les chiffres de cette première journée.  Le PDG est emballé, le responsable du département est également emballé, mais un peu sceptique.  C’est normal, je l’ai fait reculer de son arbre, il n’est pas habitué à voir la forêt.  Le lendemain il est avec moi dans le département, avec les employés, et je leur montre la forêt.  Ils questionnent, justifient des choses.  Ils essaient de se recoller sur l’arbre.

Et je continue de leur montrer leur forêt.  Au 3e jour, ils commencent enfin à voir la forêt.  Nous faisons déjà des changements à un poste de travail pour éliminer les 12 déplacements pour faire 1 seul travail.  On déplace quelques équipements, on revoit la séquence de quelques tâches, c’est simple.  Et il n’y a plus de déplacements.  On vient d’éliminer des milliers de déplacements dans une semaine.

Les employés sont enthousiastes par ce simple changement.   À la fin de la journée, ils sont beaucoup moins fatigués.  Ils sourient!  Motivés à faire d’autres changements, les idées débordent!  Ils proposent plein de choses à améliorer.  Et voilà, j’ai semé la graine de l’amélioration continue.  Et il y a du soleil.  Elle va pousser.

Finalement, ils n’auront pas à embaucher d’autres personnes.  Mais ils devront revoir leurs processus et l’aménagement des lieux.  Quand on est pris dans notre quotidien, les problèmes deviennent des habitudes et la normalité.  On perd de vue la forêt, on est collé sur notre arbre…

Alors si vous croyez être trop collé sur votre arbre, contactez-moi.  Je vous montrerai la forêt qui est devant vous.

Au plaisir, Liza.

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